Een oplossing kan altijd duurder

Sinds de perikelen met Numeri, het onvolprezen ledenregistratiesysteem van de Protestantse Kerk, vragen sommige medewerkers van het Landelijk Dienstencentrum in Utrecht zich in de wandelgangen af waarom er nog regelmatig dure externe deskundigen worden ingehuurd. Sommige van deze lieden zijn geeneens kerkelijk en worden dan gevraagd om een workshop te geven over ‘Hoe vind je meer vrijwilligers voor liturgisch grasmaaien?’. Vervolgens ben je de helft van de workshop bezig om de duur betaalde expert uit te leggen hoe het er in de kerk aan toegaat. Terwijl er in het LDC genoeg mensen rondlopen die deze workshop ook wel kunnen geven, maar ja die werken dan net toevallig op een andere afdeling. Intussen wordt er ook heel wat rondgemaild in het LDC. Over projecten die niet zo goed lopen en dat er dan vast wel een duurdere oplossing te vinden is.

Dit rondzendmailtje bijvoorbeeld gaat over een bijeenkomst waarbij PKN-medewerkers worden bijgepraat over de Synode en een nieuw project rond Pasen. De afzender is een medewerker van de facilitaire dienst.

Sent: Monday, November 15, 2010
To: PKN (alle medewerkers)
Subject: Mislukte uitzending medewerkersbijeenkomst in PLD

Beste mensen,

Vanmorgen is duidelijk geworden dat de wijze waarop we de collega’s op afstand (in de steunpunten en op Hydepark) de medewerkersbijeenkomst in Utrecht wilden laten meebeleven volstrekt ontoereikend is. Het geluid werd niet overgedragen, het beeldmateriaal was schokkend en het beeld viel later geheel weg terwijl ook een geluidscontact tussen hoofdvestiging en nevenvestigingen niet mogelijk was. Nadat eerder nog sprake was van kinderziektes moeten we nu constateren dat we echt naar een beter werkende en mogelijk ook duurdere oplossing moeten gaan zoeken. Mijn oprechte verontschuldiging voor dit mislukken. Ik weet dat velen daardoor voor niets zijn afgereisd naar de steunpunten, juist om getuige te kunnen zijn van de bijeenkomst in Utrecht en vanwege de betrokkenheid op het werk. En dan is het bijzonder spijtig dat voor het voor de tweede keer geen succes is geworden.

Wat staat ons te doen? Wij willen dat het in orde gaat komen en we zullen daar ook zeker voor zorgen. De wijze waarop is nu verder onderwerp van studie en uitproberen, zonodig halen we deskundigheid van buiten om tot een gegarandeerd goed werkend systeem te komen. Wanneer het zover is, reken maar dat we eerst alles driedubbel zullen testen, dan laten wij dat uiteraard weten. Nogmaals excuus voor het ongemak.

Tegenwoordig kan iedere techy tiener een werkend LIVE-streampje opzetten, maar bij de PKN wordt daar dan eerst een beleidsvoorstel voor geschreven, dat vervolgens in verschillende commissies wordt behandeld. Daar rolt dan een ingewikkeld projectvoorstel uit, dat helaas te moelijk is om zelf uit te voeren. Uiteindelijk moet dan toch weer een duurbetaalde externe partij worden ingeschakeld, die vervolgens het budget overschrijdt. Een oplossing kan immers altijd duurder.